Der grundlegende Unterschied: Bucher vs. Passagier
Bei einer Standardbuchung ist die buchende Person gleichzeitig die reisende Person. Ihr Name erscheint auf dem Schild des Fahrers, ihre Telefonnummer wird für den Kontakt verwendet, und ihre Flugdaten bestimmen, wann der Fahrer losgeschickt wird. Bei einer Buchung für eine andere Person müssen alle diese Felder die Daten des Passagiers enthalten – nicht die des Buchers.
Der häufigste Fehler bei Drittbuchungen ist, dass der Name des Buchers im Passagierfeld eingetragen wird. Der Fahrer erscheint am Terminal mit einem Schild, das den falschen Namen trägt. Der Passagier erkennt es nicht. Der Fahrer ruft die Kontaktnummer an – die des Buchers, nicht des Passagiers – und kann die richtige Person möglicherweise nicht erreichen.
Informationen, die Sie vom eigentlichen Passagier benötigen
Der Name des Passagiers auf dem Fahrerschild muss dem entsprechen, was der Passagier erwartet zu sehen. Verwenden Sie den Namen genau so, wie der Passagier ihn erkennen würde – typischerweise Vor- und Nachname, übereinstimmend mit dem Reisedokument.
Holen Sie die tatsächliche Flugbestätigung vom Passagier ein. Flugnummer und Terminal müssen die des Passagiers sein – keine Annahmen oder Kopien aus einer früheren Reise. Diese Angaben bestimmen den Abfahrtszeitpunkt des Fahrers.
Die in der Buchung angegebene Kontaktnummer muss am Zielort erreichbar sein – die Nummer des Passagiers, nicht die des Buchers. Wenn der Passagier eine lokale SIM-Karte verwendet, bestätigen Sie die Nummer, die er nach der Landung haben wird.
Vielleicht wissen Sie nicht genau, was der Passagier mitbringt. Fragen Sie explizit nach – die korrekten Gepäckangaben bestimmen, ob das gesendete Fahrzeug ausreichend Kofferraumplatz hat. Schätzungen führen häufig dazu, dass eine Limousine ankommt, obwohl ein größeres Fahrzeug benötigt wird.
Wie die Bestätigung zugestellt werden sollte
Nach Abschluss der Buchung sollte die Bestätigung an den eigentlichen Passagier weitergeleitet werden – nicht nur beim Bucher verbleiben. Der Passagier benötigt die Buchungsreferenz, die Kontaktdaten des Fahrers und den genauen Abholort. Er braucht diese Informationen vor dem Einstieg – nicht erst nach der Landung.
Wenn Sie für einen Kunden oder Gast buchen, leiten Sie die Bestätigung sofort nach Erhalt weiter. Fügen Sie einen kurzen Hinweis hinzu, der erklärt, wo der Fahrer wartet, welcher Name auf dem Schild steht und wie der Fahrer im Problemfall erreicht werden kann. Das beseitigt die Unsicherheit, die Erstnutzer eines Transferdienstes beim Verlassen der Ankunftshalle haben können.
Gehen Sie nie davon aus, dass der Passagier weiß, wie ein Empfangsservice (Meet & Greet) funktioniert. Wenn dies sein erster professioneller Transfer ist, erklären Sie kurz, wo der Fahrer zu finden ist, wie das Namensschild aussieht und was zu tun ist, wenn der Fahrer nicht sofort gefunden wird.
Schritte zur Buchung eines Transfers für eine andere Person
Vollständiger Name, Flugnummer, Ankunftsterminal, Landezeit, Mobilnummer und Gepäckanzahl. Wenn Sie die Buchung ohne diese Angaben beginnen, müssen Sie sie entweder unterbrechen oder – schlimmer – Schätzwerte eintragen.
Jedes Feld, das sich auf die zu transportierende Person bezieht – Name, Kontakt, Flug – muss die Daten des Passagiers enthalten. Ihre eigenen Angaben gehören nur in Rechnungs- und Kontofelder, sofern die Plattform diese trennt.
Prüfen Sie die abgeschlossene Buchung so, als wären Sie der Passagier, der seine eigene Reise überprüft. Stimmt der Name? Ist die Kontaktnummer erreichbar? Ist das Terminal korrekt? Würden Sie wissen, was zu tun ist, wenn Sie mit dieser Buchung die Ankunftshalle verlassen?
Senden Sie die Buchungsbestätigung an den Passagier mit gut sichtbarer Buchungsreferenznummer und einem Hinweis zum Ablauf der Abholung. Der Passagier sollte wissen: wo er hingeht, nach welchem Namen er sucht, und wen er im Bedarfsfall anruft.
Sonderfall: Buchung für mehrere Passagiere auf verschiedenen Flügen
Wenn Transfers für mehrere Personen auf verschiedenen Flügen organisiert werden, benötigt jeder Passagier eine separate Buchung. Eine einzelne Buchung kann keine Passagiere abdecken, die zu verschiedenen Zeiten ankommen, selbst wenn sie dasselbe Ziel haben. Lesen Sie den Leitfaden zur Koordination von Transfers bei verschiedenen Flügen, wenn das auf Ihre Situation zutrifft.
Firmenreisebuchungen: Zusätzliche Überlegungen
- Bei Buchungen für Führungskräfte oder wichtige Kunden die Executive-Transferkategorie verwenden – sie entspricht dem in professionellen Kontexten erwarteten Servicestandard
- Sicherstellen, dass der Name auf dem Schild genau dem entspricht, wie der Passagier begrüßt werden möchte – formellen Namen verwenden, keinen Spitznamen
- Bei internationalen Gästen bestätigen, ob ihr Telefon bei Ankunft funktioniert oder ob dem Fahrer eine lokale Nummer mitgeteilt werden muss
- Jede Buchung, die für andere gemacht wird, dokumentieren – Buchungsreferenz, Passagiername, Datum, Stadt – für die Verwaltung und schnellen Zugriff bei Problemen
- Wenn der Passagier ein Kunde ist, sollte der Fahrer (per Buchungsnotiz) darüber informiert werden, dass es sich um eine Kundenabholung handelt, damit der angewandte Servicestandard dem Kontext entspricht
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